クラウドでの販売管理・ソフト版との相違点や選び方、メリットについて解説
クラウド販売管理システムについて、ソフト版との違いや選び方、メリットをご紹介します。さまざまなビジネスにおいて、販売管理や在庫管理は課題になっています。特に成長中の企業においては、どんなシステムを使えばいいのか？自社ビジネスに合ったシステムはあるのか？など不安や疑問は次々と出てくるものです。
販売管理業務で困ったらクラウドがおすすめ
販売管理業務は、さまざまなビジネスにおいて、商品やサービスの販売、そしてお金の流れなどをわかりやすく管理するための仕組みです。しかし、販売管理は、その会社、その業界でそのプロセス、習慣などが異なるため、現在の販売管理システムには、それらへの対応力も求められます。できれば、販売管理システムは、小規模から大規模ビジネスまで、また、卸売りや小売り、サービスなど、幅広く対応できて、必要なシステムを適宜使えるような汎用性があることが望ましいのです。
ある程度の大きさのビジネスになると、販売管理システムの導入は必須です。スモールビジネスでは、エクセルによる販売管理でも、十分に対応が可能ですが、やはり売上が増え、それに伴い仕入も増加してくるとなると、エクセルで管理することが難しくなってきます。取引先別のデータ検索、たとえば見積書や取り引き履歴などの検索も煩雑になります。また、たとえば営業先などで直接在庫確認をしたり、受発注を登録したりできないことも不便です。このような不便を解消するための優れたアイデアがクラウド型販売管理システムの利用です。クラウド型販売管理システムは、どこにいても、インターネットが利用できる環境であれば利用することが可能です。取引先を絞り込んでの検索や、外出先からリアルタイムで在庫を検索すること、仕入や売上の管理の煩わしさも無くなります。
クラウドでの販売管理とは
クラウドは、自社のシステム上にソフトやデータを保存するのではなく、外部のサイバースペースに保存するシステムです。すでに多くの方が、ご自身のスマホやPCでクラウドのサービスを使っているのではないでしょうか？クラウドとソフトウェア版では、その機能が大幅に異なる、ということはありません。しかし、クラウドにすることで生まれるメリットはたくさんあります。
クラウドとソフト版販売管理の違い
クラウド版の販売管理システムは、基本的にレンタルすることで利用します。クラウド版では年額、もしくは月額で利用料を払いますが、ソフトウェア版（オンプレミス）では通常、買い取って利用します。したがって、オンプレミスの場合は、会社の資産ということになります。近年、販売管理システムだけではなく、ビジネス関連のあらゆるシステムのクラウド化が進んでいますが、これにはオンプレミス版が持つ多くのデメリットを解消できることが関係しています。
オンプレミス版を導入する場合、データ量の増加に備えて、ハードウェアもある程度の容量を持つ製品を用意する必要があります。そのため、導入初期のコンピュータは、本来必要なスペックをオーバーしたものになりがちです。クラウドでは、データを外部に保存するので、もちろん動作にストレスのない環境を用意することは当然として、そこまでハイスペックのコンピュータを用意する必要はありません。
クラウドにすることで、OSアップデートの際のリスクも回避できます。オンプレミス版では、OSアップデートにより、システム自体が使えなくなってしまうこともあります。このような場合は、自社で対応しなければならず、場合によっては多額のお金がかかることもありますが、クラウドなら自社で対応する必要はありません。サイバーセキュリティの重要性はこれまで以上に高まっており、システムのアップデートはこれからも頻繁に行われることが予想されます。クラウドなら自社で対応の必要がなく、コンピュータも自由自在に買い換えることが可能です。
クラウド販売管理ソフトの選び方
販売管理ソフトは、さまざまなメーカーから販売されています。特に成長中で、まだ販売管理をエクセルに頼っている会社や、オンプレミスのシステムを使用している会社の場合は、クラウド版販売管理ソフトの導入を検討する時期かもしれません。しかし、クラウドならなんでもいいというわけではなく、やはり自社のビジネスに合ったものを使わなければ、せっかくのシステムも無用の長物と化してしまいます。このような自体を避けるためのクラウド販売管理ソフトの選び方をご紹介しましょう。
機能
クラウドの販売管理システムは、オンプレミス型と比べてリーズナブルで、しかも高機能なサービスが利用可能です。しかし、どの販売管理システムも同じ機能を揃えているわけではありませんので、必要な機能を備えたものを購入しなければなりません。購入前に、自社で必要とする機能を検討したうえで、サービスを選ぶようにしましょう。
使用感
クラウドの販売管理システムでも、動作が重く、使いにくいのでは意味がありません。初めて販売管理システムを導入する場合は、操作がわかりやすくシンプルであることはひじょうに重要です。また、オンプレミスからの乗り換えの場合でも、以前のシステムと操作感が似ていれば、スタッフもストレスなく、新たなシステムを使うことができます。機能と同様に、クラウド販売管理システムの導入時には、その使用感も考えて選ぶようにしましょう。
拡張性
他のシステムにも言えることですが、将来のビジネス展開なども考慮し、拡張性を備えた販売管理システムを選ぶといいでしょう。当初は販売管理に使うだけかもしれませんが、経理や生産管理とシステムを連動させることも考えることになるかもしれません。多くのクラウド販売管理システムは、社内業務を統合する拡張性を備えています。自社の近い将来の展開を考えてシステム導入を検討しましょう。
更新頻度やスピード
ビジネスで使用するシステムですから、たとえば消費増税など、法改正が行われる度に、スピーディにシステムを更新する必要があります。消費増税にすばやく対応しないシステムは考えられませんが、意外に細かい変更には対応が遅れがちになるサービスはありますので、このあたりに対応する更新の頻度やスピードについては、考慮して選んだ方がいいでしょう。
サポート体制
システムにより、そのサポートの内容も異なります。月金のビジネスなら、土日のサポートがなくても特に問題はありませんが、ネットモールの運営、実店舗の運営も行っている場合は、休日サポートの有無も重要になってきます。
販売管理ソフトはビジネスに合ったものを選ぶ
販売管理ソフトには、「クラウド」「オンプレミス」という分類のほかに、「有料」「フリー」というお金の分類もあります。スモールビジネスの場合は、まだフリーソフトでも十分に対応可能な場合もあります。とにかく販売管理ソフトを選ぶ場合は、自社の現状と、近い将来の姿を思い描きながら選ぶことが大切です。
クラウド販売管理ソフトはメリット大
クラウド販売管理ソフトの導入は、ビジネス全体の流れをスムーズにすると共に、経費削減、サイバーセキュリティの確保など、さまざまなメリットがあります。そのほかにも、適切に販売情報が管理できることで、売れ筋などのトレンドを把握することも容易になります。また、在庫管理システムや経理情報などと連動することにより、倉庫費用の削減など、自社のビジネスの効率化にも役立ちます。